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新生活が始まり、客先に挨拶へ行くことの多い春。
新社会人の方々は新人研修も終盤を迎え、初めての名刺を手に、挨拶をする場面が増えてきたのではないでしょうか。
ビジネスマンにとって、マナーを押さえた名刺交換は、自身と会社の第一印象に直結します。
日ごろ、何となくその場の雰囲気で行ってしまっていませんか。相手はあなたの細かい所作を見ているかもしれません。 初対面の相手により良い印象を残すため、マナーはしっかり身に着けておきたいところです。
今回は、新人研修でも真っ先に学ぶ、名刺交換についての基本を解説します。
名刺の役割
そもそも、名刺はなぜ持つのでしょうか。
ビジネスシーンで欠かせない「名刺交換」。なぜ行うのか、役割をおさらいしてみましょう。
・自身の所属を明確にし、自己紹介をする
・連絡先を明記し、今後のやり取りができる
・挨拶やマナーを身に着けていることをアピールでき、ビジネスマンとして好印象を得ることができる
名刺は、自分の社会人としての情報を一枚のカードにぎゅっと詰め込んだ、いわば「顔」です。 名刺一枚で、自身の社名、部署名、氏名を伝え、きちんと挨拶ができることで、ビジネスマンとしての第一印象を良いものにできるのです。
名刺交換のマナー
大前提として、名刺は必ず名刺入れに。切らすことのないよう、多めに用意するよう気をつけてください。
渡し方
名刺交換の場面では、必ず席を立って、相手と向かい合って行うことがマナーです。
渡す人数を把握し、自身の名刺を取り出し、相手が見やすい向きで名刺入れの上に置き、両手で持ちます。
「〇〇（会社名）、××部（部署名）の△△（フルネームの氏名）と申します。」と互いに自己紹介を交わし、軽くお辞儀をしながら互いの名刺を交換。相手をしっかり見て、相手が持つ高さよりも低い位置で、差し出します。
机越しに渡す、片手で渡す、スーツやズボンのお尻のポケット、カバンやペンケース、スマホのカバーから直接裸の名刺を出すことは、とても失礼な行為です。絶対にＮＧですので、心得ておきましょう。
受け取り方
受け取るときは、「頂戴致します」と一言添えます。
名刺は自分の顔であると同時に、相手の顔でもあります。相手の社名や会社のロゴ、氏名に指が乗らないよう注意して、必ず両手で、丁寧に受け取ります。
目上の人が自分より先に名刺を差し出した場合は、「申し遅れました」と言ってから自己紹介し、素早く自分の名刺を出します。
交換が終わり次第着席します。名刺は名刺入れの上に乗せ、机の左上側に置きます。
複数人と交換した場合は、役職が一番高い方の名刺を名刺入れの上へ。それ以外は、役職の高い順に机に一列に並べます。名刺入れの上に全員分の名刺を重ねておくのは、マナー違反です。数が多い場合は、全員の名刺を並べて置いても構いません。
また、名刺にメモを書き込む、付箋を貼るなどはＮＧです。
相手の特徴などを記しておきたいときは、自社に戻ってから書きましょう。
交換する順番
一対一の場合
目下の人から目上の人へ、先に名刺を差し出すのが基本。営業の場合、営業する側が先、
営業以外の場合では、訪問者が先となります。
一対一の場合、目上・目下に役職や年齢は関係なく、されるか、するか、で決まります。
複数の場合
相手やこちら側が複数の場合は、役職が上の人という意味での目上の人から交換することになります。
例えば、上司（A）と新入社員（B）の2人で営業先に訪問し、営業先の相手も部長（C）と部下（D）の2人の場合で見てみましょう。
まず、営業側の上司（A）が営業先の部長（C）と名刺交換します。次に、営業側の上司（A）が営業先の部下（D）と交換。その後、営業側の新入社員（B）が営業先の部長（C）、営業先の部下（D）の順番で交換します。
複数のときは、最初に人数分の名刺を出しておきます。一枚を名刺入れの上に乗せ、残りは名刺入れの間に挟んでおきます。相手の名刺は、名刺入れの下に持ちます。このサイクルで、常に一枚だけを名刺入れの上に置くようにして、次の人と交換していきます。
人数が多いと、次から次へと交換しなければならなくなり、あたふたしてしまうかもしれません。落ち着いて、一人一人と丁寧な交換を心がけましょう。
新人研修の演習で…。外での名刺交換にご注意を
近年、「新人研修の演習で」と、駅前や街中などで突然スーツ姿の若い人から名刺交換をお願いされることがあるそう。街中で協力した人のもとには、様々な営業電話が掛かってくるケースも少なくありません。基本的に新人研修の演習では、新人同士、または自社の先輩や人事部の社員、講師など、身内と演習を行うことがほとんどです。稀に新人研修で実際に街中の見知らぬ方との練習をすることもあるそうですが、「研修」と称して個人情報を集めている可能性もありますので、注意深い対応が肝心です。
ＴＯＡＳＵの新人研修
ＴＯＡＳＵでは、お客様のニーズに合わせて様々な研修を行います。
特に新人研修では、社会人としての基礎を一から身に着けられるよう、名刺交換を始め、身だしなみ、敬語の使い方、電話対応、客先での立ち居振る舞いなど、様々なビジネスマナーについて学びます。演習を多く取り入れたカリキュラムで、実際に講師や受講者同士で何度も練習するというアウトプットの場があることで、しっかり身につく構成となっています。
細かい所作にも注意を
ここで、実際の新人研修であった名刺交換の失敗例をご紹介します。
・目下（営業する側）であるにも関わらず、目上（営業される側）が名刺を渡すまで待っていた
・自分の名前を名乗らず、黙って渡そうとした
・名刺入れの蓋が開く部分を相手側に向けて持っていた
・受け取った名刺を、相手に読みやすい向き（本人から見て反対向き）で机に並べていた
新入社員ならではの失敗が多数見受けられました。社会人歴を重ねるほどに、「知りませんでした」では通用しなくなります。
ビジネスシーンにおいての名刺＝「顔」
一口に名刺交換といっても、そこには様々なマナーが存在します。そして、ビジネスにおいて大事な自己紹介の場であり、自分の第一印象が決まる場でもあります。
初めて挨拶に行く客先で、緊張することもあるかもしれません。そんなときは、謙虚な姿勢で相手への配慮を忘れずに。笑顔でハキハキと自己紹介しながら、丁寧な名刺交換を心がけてくださいね。
名刺交換で好印象を手に入れ、関係構築のための良い一歩を踏み出しましょう。
