新入社員を対象としたビジネス文書スキルの習得として、各ビジネス文書の役割、構成、注意点といった基礎を中心に、演習を交えながら学んでいく構成で実施をしました。ビジネス文書について知見が無い新入社員に対して、実際の事例を用いた講義や個人ワーク、グループワークを通して学ぶことで、社会人としての基礎スキルを実践的に習得しました。
これで解決！わかりやすいビジネス文書の書き方の特徴
相手の行動を促す文書で目的を最大化させる
ビジネス文書とは、業務の中で相手に情報を伝え行動を求めたり、受け手の意思確認のために作成する文書を指します。主に企業間のやり取りや、社内での情報共有、取引先への連絡や提案、報告書や契約書など、様々なものを含みます。そのため、読み手を絶えず念頭に置き、内容を的確な言葉でわかりやすく、誤認を与えないように表現することが求められます。読み手の価値観や目的に応じた効果を最大限に発揮できるように、本研修では基礎的な部分から、練習問題を繰り返し行うことで、実務で活用できるビジネス文書の作成スキルを身につけていきます。
読み手側を意識したビジネス文書作成スキルを習得する
ビジネス文書作成において抱える課題感は異なりますが、一例として表現が冗長、適切な言葉を見つけることができず文書を上手くまとめられないといった表現力や、読み手にとって必要な情報の不足、具体的な目的に応じた書類作成の経験不足などが挙げられます。第一に、ビジネス文書を作成する目的としては、コミュニケーションの効率化や情報の共有、意思決定の支援、業務プロセスの改善などです。そのため、いくらビジネス文書を作成したとしても、読み手に伝わらなければ最大限の効果を発揮することはできません。そのため、本研修では新入社員や、若手社員、中堅社員を対象として、ビジネス文書作成の基本から、各文書のサンプルを用いて、留意点や作成ポイントを紐解きながら学んでいきます。また、学んだ内容を基に練習問題を繰り返し解くことで、実務で活用できるビジネス文書の作成スキルを身につけます。適切な表現力や読み手側を意識したビジネス文書が作成できるようになることで、わかりやすく良い印象を与え、ビジネス上でのコミュニケーション能力の向上を図ることができるようにします。
- 対象となる階層 新入社員・ 若手社員・ 中堅社員
- 対応業種・業態 指定なし
- 対応可能な会社規模指定なし
- オンライン対応〇
- 定員20名
- 日程2日間
こんな企業様にオススメ
- 誤解のないコミュニケーションを成立させたい
- ビジネス文書の作成スキルを体験的に学ばせたい
これで解決！わかりやすいビジネス文書の書き方を行うメリット
- 的確な表現力を習得し、ビジネスコミュニケーション能力を向上させることができる
- 文書作成における正しい手法を習得することで、読解性と信頼度の向上を図ることができる
- 文書作成にかかる時間を短縮することができる
ビジネス文書の基礎スキルや、表現力が向上することで、読み手に正確かつわかりやすい情報を伝えることができるようにします。また、これらのスキルを習得することで、社内外でのコミュニケーション力が向上し、ビジネスパーソンとしての信頼度向上にもつなげられるようにします。
これで解決！わかりやすいビジネス文書の書き方のゴール目標
- 読み手に行動を促すために、目的に応じた表現を文章を作成できる
- 論理的な構成や伝えたいポイントを明確化して作成ができる
- 書き手の意図を明確に伝えるためのスキルや知識を身につける
これで解決！わかりやすいビジネス文書の書き方の事例
学研グループ「トアス」の社員研修は、これで解決！わかりやすいビジネス文書の書き方も含め、業種ごとや目的に合わせてカリキュラムのカスタマイズも可能です。
以下では、そのカスタマイズ事例の一部を紹介しています。
新入社員に期待する基礎スキルの一つとして、ビジネス文書スキルを学ばせたい
文書作成の原則的な考え方を理解し、読み手を意識したビジネス文書の作成スキルを身につける
カスタマイズ事例
- ビジネス文書作成の基礎
- 正確・明確・簡潔な文書作成スキル
特徴
- 文書の構成・箇条書き・継承や漢字など、文書作成の基本の習得
- 文章の核心を短く要約し、適切に表現した文書の作成
- 読み手を意識した「正確・明確・簡潔」な文書の作成
社内の書式が浸透していない状況を脱却したい
「書きたい事を書く」から「目的達成のために書く」へ
カスタマイズ事例
- 文書作成の目的理解
- ビジネス用語や専門用語の表現スキル
特徴
- 文書作成のルールや目的の理解
- ビジネス用語や専門用語を理解した、適切な表現力の習得
- 規定に従った、正確かつ適切な文書作成スキルの向上
社内での書式はあるものの、社員各々が自由な文書構成で作成してしまうため、読み手が内容を理解することが難しく、文書でのコミュニケーションに課題を抱えていました。そこで、文書作成における社内規定や目的を理解し、併せて専門用語等を含めた適切な表現スキルを学びました。読み手の視点に立った適切な文書作成スキルを身につけることで、社内コミュニケーションの向上にも寄与できるようにしました。
これで解決！わかりやすいビジネス文書の書き方とは
新入社員・若手・中堅社員にそれぞれに想定される課題に焦点をあてながら、ビジネス文書の作成スキルを身につけます。読み手の視点から、ビジネス文書の基礎や文書作成のスキルを学ぶことにより、わかりやすく論理的な文書を書くことができるようにします。また、練習問題を繰り返しながら研修を進めていくことで、実務に活かしやすい実践的なスキルの定着を図ります。
これで解決！わかりやすいビジネス文書の書き方の実際
本研修では、主に自分の考えや客観的な事実を整理し、論理的な文章や適切な表現スキルを身につけることができるようにします。このようなスキルは、読み手にわかりやすく説明したり、コミュニケーションを取るうえで欠かせません。そのため、講義を通して、ビジネス文書を書く目的やターゲットの明確化、読み手に伝えるべき情報の整理や構成など、基礎的な部分をおさえながら学びます。また、講義（座学）のみではなく、練習問題を多く取り入れた実践的な演習を取り入れ、実際に自ら考え手を動かすことで、着実に学びを身につけることができるようにします。学びを確実に身につけるためには、研修中だけではなく、研修後のフォロー体制も大切になります。その一例として、研修後に事後課題を受講者にお渡し、一定期間講師からフィードバックを行う環境を用意し、実務内で活かせるようにしていくことも可能です。受講者個人に一定期間添削指導を行うことで、一時の学びではなく、継続して身につけることができるようにします。また、ビジネス文書の作成は、各階層によって必要なスキルが異なります。受講者のレベル感や目標、習得するべきスキルに合わせて、研修のカリキュラムを構成していきます。
研修を受講すれば全てが解決するのか
本研修を一度受講するだけで、ビジネス文書の作成スキルが飛躍的に向上するわけではありません。研修で学んだことを、日常の業務の中で常に意識しながら繰り返し行っていくことが重要です。また、読み手に提出した後に、フィードバックをお願いするなどしても効果的です。アウトプットと改善を行っていくことで、着実に力はついていきます。
「この文書は何のために書いているのか、この文書を受け取った相手に分かりやすいものになっているのだろうか」と常に作成しながら考える癖をつけることも、スキル向上のための一つの手段になります。まずは、意識付けの部分から癖付けを行い、作成、改善を行うことで、円滑なコミュニケーションを図れるようにしていきましょう。
これで解決！わかりやすいビジネス文書の書き方のフロー例
オリエンテーション
- 研修のねらい
- 自己紹介
本研修のねらいの確認と、グループワークになるので全員の自己紹介を行います。前提となるねらいを全員が把握した上で開始することは重要です。
ビジネス文書の基本
- 文書作成に関する課題とその要因
- 情報整理と伝達に必要な基礎要素
研修の効果を高めるための前提として、文書作成の際に起こり得る課題や要員を考えていきます。そのうえで文書作成上のポイントや明確な文書を作成するために必要な要素を学びます。
演習①
- メール文書作成
メール作成に特化したポイントや注意点を共有しながら、演習を通して行います。
演習②
- 社内文書作成
社内文書の作成（議事録なども含む）に特化したポイントや注意点を共有しながら、演習を通して行います。
論理的な文書作成
- フレームワーク
MECE（情報を整理するために使用される手法）的な考え方を行い文書作成が
できるようになるためのフレームワークを学びます。
演習③
- 報告書作成
フレームワークを活用して論理的な文書作成を、演習を通して学びます。
まとめ
- 総まとめ
- 振り返り
本研修のまとめ、振り返りを行います。
受講者の声
- 議事録など、人によってばらつきが発生しており、自分含めて見返したときに良く分からない状態がありました。今回の研修を通して、改めて議事録を作成する際の要点や相手側に必要な情報などを認識することができたので、早速会議で活用していこうと思います。
- メールを送ると、齟齬が生じる場面が所々見受けられる部分がありました。自分としては正直何故だか分かりませんでしたが、研修内で客観的に見つめ直すことができて自身の課題点が分かりました。フィードバックの重要性を認識しました。
- 特に、文書のスキルについて問題視したことがありませんでした。しかし、これまで相手側を考えて果たして書けていただろうか、見つめ直す機会になりました。意外と問題点って見つかるものですね。ありがとうございました。
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